DSGVO für private Vermieter: Welche Mieterdaten Du speichern darfst und wie lange

Datenschutz wird im Vermieteralltag oft als Bürokratie wahrgenommen. Dabei ist die DSGVO in der Praxis vor allem eines: ein Ordnungsrahmen. Sie zwingt Dich, zu klären, warum Du Daten erhebst, welche Du wirklich brauchst, wer Zugriff hat, und wann Du wieder löschen musst. Wenn Du diese Punkte sauber löst, arbeitest Du automatisch professioneller, mit weniger Risiko und meist auch mit weniger Aufwand.

Gerade private Vermieter haben einen Nachteil: Du hast selten eine Verwaltung im Rücken, keine Standardprozesse, keine IT Abteilung. Gleichzeitig gelten die Grundregeln auch für Dich, sobald Du Mietinteressenten und Mieterdaten systematisch verarbeitest. Die gute Nachricht: Du musst kein Datenschutzhandbuch schreiben. Du brauchst ein schlankes Vorgehen, das Du im Alltag einhalten kannst.

Dieser Beitrag zeigt Dir, welche Daten in welcher Phase zulässig sind, wie Du Einwilligungen richtig einordnest, welche Löschfristen realistisch sind und wie Du Unterlagen so ablegst, dass Du bei Nachfragen ruhig bleibst.

Hinweis: Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung.

Inhaltsverzeichnis

Gilt die DSGVO auch für private Vermieter
Die wichtigsten DSGVO Prinzipien im Vermieteralltag
Drei Phasen, drei Datenpakete
Welche Mieterdaten Du erheben und speichern darfst
Einwilligung: wann sie hilft und wann nicht
Wie lange darfst Du speichern: Löschfristen und Aufbewahrung
Sichere Ablage: technische und organisatorische Maßnahmen
Mustertext: Datenschutzhinweis für Mietinteressenten
Bewerbermappe als strukturierte Ablage
Checkliste: DSGVO kompakt für private Vermieter
Quellen und weiterführende Links

Gilt die DSGVO auch für private Vermieter

Viele private Vermieter hoffen auf eine Art Privatbonus. Den gibt es in dieser Form nicht. Die DSGVO kennt zwar eine Ausnahme für ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeiten, aber Vermietung ist regelmäßig eine wirtschaftliche Tätigkeit. Spätestens wenn Du Mietverträge in einem Ordner ablegst, Mails speicherst oder digitale Unterlagen verwaltest, bewegst Du Dich in einer strukturierten Datenverarbeitung.

Für die Praxis ist die Konsequenz simpel: Behandle Mietinteressenten und Mieterdaten so, als würdest Du sie einem Dritten anvertrauen. Dann liegst Du meist automatisch richtig.

Die wichtigsten DSGVO Prinzipien im Vermieteralltag

Du musst nicht jedes Kapitel der DSGVO auswendig können. Aber Du solltest vier Prinzipien verinnerlichen:

Zweckbindung: Du erhebst Daten für die Vermietungsentscheidung oder für die Durchführung des Mietverhältnisses. Nicht für spätere andere Zwecke.
Datenminimierung: Du nimmst nur, was Du brauchst. Je sensibler die Daten, desto kritischer ist die Erforderlichkeit.
Transparenz: Du sagst, welche Daten Du warum erhebst, wie lange Du speicherst und welche Rechte Betroffene haben.
Speicherbegrenzung: Du löschst, wenn der Zweck wegfällt, und Du hast dafür einen Plan.

Diese Logik steckt auch in der Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur Selbstauskunft im Vermietungsprozess. Sie betont, dass nur erforderliche Daten erhoben werden sollen, und dass der Prozess zeitlich gestaffelt werden kann.

Drei Phasen, drei Datenpakete

Die Datenschutzkonferenz unterscheidet drei Zeitpunkte: Besichtigung, vorvertragliche Phase nach Mietwunsch, und Entscheidung für eine Erstplatzierung. Für private Vermieter ist das ein Geschenk, weil Du daraus ein sehr klares Lösch und Ablagesystem bauen kannst.

Phase 1: Besichtigung

Hier reicht meist ein kleiner Satz an Daten. Identifikation ist zulässig, aber eine Ausweiskopie ist in dieser Phase nicht erforderlich und gilt als unzulässig. Speichere keine unnötigen Details. Ein Vermerk, dass Du den Ausweis geprüft hast, ist in der Praxis der schlankere Weg.

Phase 2: Konkreter Mietwunsch

Nun entsteht ein vorvertraglicher Kontext. Du darfst Daten erheben, die Du brauchst, um seriös zu prüfen, ob ein Mietvertrag zustande kommen soll. Dazu gehören Haushaltsdaten und Kerninformationen zur Zahlungsfähigkeit, aber nicht beliebige Detailfragen.

Phase 3: Erstplatzierung

Jetzt sind Nachweise zulässig, die Du für die finale Entscheidung und den Vertrag brauchst: Einkommensnachweise, spezifischer Bonitätsnachweis, gegebenenfalls Bürgschaft. Gleichzeitig gilt: Auch Daten der ausgewählten Person, die Du nach Vertragsabschluss nicht mehr brauchst, sollen gelöscht werden.

Welche Mieterdaten Du erheben und speichern darfst

Die folgende Tabelle übersetzt die Prinzipien in konkrete Datenarten. Sie ist bewusst praxisnah formuliert: Was bringt Dir eine Information, und wann wird sie unnötig.

Datenarten im Vermietungsprozess: Zweck, Phase, Speicherdauer
Datenart	Typischer Zweck	Wann zulässig	Wie lange speichern
Kontakt und Anschrift	Terminabstimmung, Rückfragen	Phase 1	Bis Entscheidung plus begrenzte Frist zur Absicherung, dann löschen
Ausweis Sichtprüfung	Identität plausibilisieren	Phase 1 oder später	Nur Vermerk über Prüfung, keine Kopie
Haushaltsgröße, Einzugstermin	Belegung, Planung, Vertragsgestaltung	Phase 2	Bei Absage löschen, bei Vertrag in Vertragsunterlagen übernehmen
Einkommen Eckdaten	Tragfähigkeit einschätzen	Phase 2	Bei Absage löschen, bei Vertrag nur nötige Nachweise behalten
Einkommensnachweise	Zahlungsfähigkeit belegen	Phase 3	Nur solange erforderlich, nach Vertragsabschluss minimieren
Bonitätsnachweis für Wohnzwecke	Negative Merkmale prüfen	Phase 3	Nach Entscheidung nicht dauerhaft horten, Löschplan beachten
Kommunikation per Mail	Nachvollziehbarkeit von Absprachen	alle Phasen	Nach Zweckende löschen oder in Vertragsakte übernehmen

Sensible Daten, die Du vermeiden solltest

Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, ethnische Herkunft oder vergleichbare Informationen haben im Vermietungsprozess regelmäßig keinen objektiven Platz. Sie erhöhen Dein Risiko und sind selten erforderlich. In der Praxis gilt: Wenn Du Dich bei einer Frage unwohl fühlst, ist das oft ein gutes Warnsignal.

Einwilligung: wann sie hilft und wann nicht

Viele Vermieter setzen auf Einwilligung, weil es nach Sicherheit klingt. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz macht hier eine klare Ansage: Wenn Dir eine gesetzliche Grundlage für die Datenerhebung zur Verfügung steht, ist ein Rückgriff auf Einwilligung für dieselbe Verarbeitung nicht der richtige Weg. Hintergrund ist die fehlende Freiwilligkeit im Vermietungskontext: Wer eine Wohnung will, fühlt sich faktisch gedrängt.

Wo Einwilligung in der Praxis sinnvoll sein kann, ist ein echter Zusatzwunsch des Interessenten, zum Beispiel wenn er informiert werden möchte, sobald wieder eine Wohnung frei wird. Dann kannst Du Kontaktdaten länger speichern, aber nur mit klarer, separater Zustimmung.

Wie lange darfst Du speichern: Löschfristen und Aufbewahrung

Die häufigste Datenschutzpanne im Vermieteralltag ist nicht der Hackerangriff. Es ist der Ordner, der nie ausgemistet wird. Genau deshalb lohnt ein klarer Löschplan, der zu Deinem Alltag passt.

Daten von abgelehnten Mietinteressenten

Wenn kein Vertrag zustande kommt, fällt der Zweck weg. Dann sind die Daten zu löschen. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz nennt als praxisrelevante Leitplanke: In Fällen möglicher Ansprüche wegen Benachteiligung nach § 21 AGG sollen die Daten regelmäßig spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden, sofern keine weiteren Ansprüche denkbar sind. Das ist die Frist, die Du als private Vermieterin oder privater Vermieter in einen Kalender oder ein Löschkonzept übersetzen solltest.

Wichtig ist auch, was ausdrücklich als unzulässig beschrieben wird: Eine schwarze Liste mit auffälligen Interessenten oder ein Abgleich neuer Interessenten mit alten Beständen ist grundsätzlich nicht erlaubt.

Daten von Mietern im laufenden Mietverhältnis

Hier gilt: Du darfst speichern, was Du für die Durchführung des Mietvertrags brauchst. Aber auch hier lohnt sich Minimierung. Beispiel: Wenn Du zur Auswahl Einkommensnachweise bekommen hast, brauchst Du sie später oft nicht mehr. Dann sollten sie aus der Akte verschwinden, wenn kein Zweck mehr besteht.

Aufbewahrungspflichten und Verjährung im Blick behalten

Viele Vermieter verwechseln zwei Dinge: Datenschutz Löschpflicht und steuer oder zivilrechtliche Aufbewahrung. Datenschutz heißt nicht, dass Du alle Unterlagen sofort vernichten musst. Wenn Du Unterlagen zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten brauchst, darfst Du sie für diese Dauer aufbewahren.

Zivilrechtliche Verjährung: Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Für vermieterbezogene Ansprüche ist das oft die erste Orientierung, wann Unterlagen noch als Beleg sinnvoll sind.
Steuerliche Aufbewahrung: Für bestimmte Unterlagen sieht die Abgabenordnung Aufbewahrungsfristen vor, teils zehn Jahre, teils acht Jahre, teils kürzer, je nach Dokumentart. Ab 2025 wird die Frist für Buchungsbelege in vielen Fällen auf acht Jahre verkürzt, was verschiedene Industrie und Handelskammern erläutern.
Handelsrecht: Für Kaufleute regelt das Handelsgesetzbuch Aufbewahrungspflichten. Für rein private Vermieter ist das nicht automatisch einschlägig, aber als Systematik hilfreich, wenn Du vermietungsbezogene Unterlagen geschäftlich organisierst.

Praxis Tipp: Trenne Deine Ablage in drei Ordner: Interessenten, laufende Mietverhältnisse, erledigte Mietverhältnisse. Für jeden Ordner gibt es eine eigene Löschlogik. Das macht DSGVO plötzlich machbar.

Sichere Ablage: technische und organisatorische Maßnahmen

Die DSGVO verlangt ein angemessenes Schutzniveau. Du brauchst dafür keine Hochsicherheitsanlage. Du brauchst Vernunft und Konsequenz. Ein paar Regeln, die in der Praxis oft reichen:

Zugriff beschränken: Nur Du und Personen, die wirklich mitentscheiden, bekommen Zugriff.
Keine offene Weiterleitung: Unterlagen nicht unkontrolliert an Dritte weiterleiten.
Passwortschutz: Geräte und Cloudspeicher mit starken Passwörtern sichern.
Ordnung: Einheitliche Dateinamen und klare Ordnerstruktur, damit Du später löschen kannst.
Aufbewahrung analog: Papierunterlagen in einem abschließbaren Schrank, nicht im Flurregal.

Wenn Du Dich an diesen Maßnahmen orientierst, erfüllst Du in der Regel bereits wesentliche Erwartungen an Vertraulichkeit und Zugriffskontrolle, die im DSGVO Kontext für Sicherheit der Verarbeitung beschrieben werden.

Mustertext: Datenschutzhinweis für Mietinteressenten

Ein kurzer Datenschutzhinweis wirkt im Vermieteralltag Wunder, weil er Transparenz schafft und Rückfragen reduziert. Er sollte klar sagen: Wer verarbeitet. Wofür. Welche Grundlage. Wie lange. Welche Rechte.

Datenschutzhinweis für Mietinteressenten

Verantwortlich: [Name, Anschrift]
Kontakt: [Telefon, E Mail]

Zweck der Verarbeitung:
Wir verarbeiten Ihre Angaben und Unterlagen zur Durchführung des Vermietungsprozesses und zur Entscheidung über den Abschluss eines Mietvertrags.

Rechtsgrundlage:
Je nach Phase des Vermietungsprozesses erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Empfänger:
Zugriff haben nur die Personen, die an der Vermietungsentscheidung beteiligt sind. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

Speicherdauer:
Wenn kein Mietvertrag zustande kommt, löschen wir Ihre Daten nach Abschluss des Auswahlverfahrens, spätestens nach einem angemessenen Zeitraum zur Abwehr möglicher Ansprüche. Wenn ein Mietvertrag zustande kommt, speichern wir Daten nur, soweit dies zur Durchführung des Mietverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Ihre Rechte:
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Praxis Tipp: Halte den Hinweis bewusst kurz und lege ihn entweder dem Selbstauskunftsbogen bei oder schicke ihn zusammen mit der Aufforderung zur Abgabe der Unterlagen.

Bewerbermappe als strukturierte Ablage

Datenschutzkonform zu arbeiten heißt in der Praxis vor allem: Daten strukturiert erheben, klar zuordnen, sauber löschen. Genau an dieser Stelle kann eine digitale Bewerbungsmappe helfen, weil sie Einreichung und Ablage in einen geordneten Prozess bringt. Du vergleichst schneller, stellst weniger Rückfragen und reduzierst die Wahrscheinlichkeit, dass Unterlagen unkontrolliert in Postfächern und Downloads liegen bleiben.

Interne weiterführende Links:

Checkliste: DSGVO kompakt für private Vermieter

1. Definiere drei Phasen: Besichtigung, Mietwunsch, Erstplatzierung.
2. Nutze pro Phase nur die nötigen Datenfelder.
3. Verzichte auf Ausweiskopien in der frühen Phase.
4. Verlange keinen übergroßen Bonitätsdatensatz, sondern einen Nachweis für Wohnzwecke.
5. Dokumentiere, wann Du absagst und plane Löschung spätestens nach sechs Monaten.
6. Führe keine schwarze Liste von Interessenten.
7. Trenne Interessentenakten von Mietakten.
8. Schütze Unterlagen mit Zugriffsbeschränkung und klarer Ablage.