Mieterauswahl leicht gemacht: Welche Unterlagen Du wirklich brauchst und welche nicht

Von außen wirkt die Vermietung einer Wohnung oft wie ein kurzer Sprint: Anzeige online, Besichtigung, Unterschrift, fertig. In der Realität ist es für private Vermieter meist ein enges Zeitfenster, in dem Du viele Entscheidungen unter Unsicherheit treffen musst. Wer zahlt zuverlässig. Wer passt ins Haus. Wer bringt Dir am Ende weniger Stress als Aufwand.

Genau hier entscheidet sich, ob Du Unterlagen als Werkzeug nutzt oder ob Dich Unterlagen überrollen. Denn wenn Du zu früh zu viel abfragst, sammelst Du Datenberge, die Du weder rechtssicher speichern noch sauber vergleichen kannst. Wenn Du zu spät zu wenig abfragst, triffst Du eine Bauchentscheidung, die später teuer werden kann.

Dieser Beitrag ordnet die Mieterauswahl entlang eines klaren Prinzips: erst dann Daten erheben, wenn Du sie wirklich für den nächsten Schritt brauchst. Das ist nicht nur praktischer, es ist auch datenschutzrechtlich der rote Faden, den die Datenschutzaufsicht für den Vermietungsprozess beschreibt. Du bekommst hier eine praxistaugliche Dokumentenliste, konkrete No Gos, Vergleichstabellen und ein Vorgehen, das zu einem privaten Vermieteralltag passt.

Hinweis: Dieser Artikel ist journalistisch recherchiert und auf Praxisnutzen ausgelegt, ersetzt aber keine individuelle Rechtsberatung.

Inhaltsverzeichnis

• Das Grundprinzip: so wenig wie möglich, so viel wie nötig
• Die drei Phasen der Datenerhebung
• Welche Unterlagen Du wirklich brauchst
• Welche Unterlagen Du nicht brauchst
• Schneller vergleichen: so machst Du Unterlagen messbar
• Ein bewährter Ablauf für private Vermieter
• Wie die Housy Bewerbermappe Dir Arbeit abnimmt
• FAQ zur Mieterauswahl und Unterlagen
• Quellen und weiterführende Links

Das Grundprinzip: so wenig wie möglich, so viel wie nötig

In angespannten Märkten ist die Versuchung groß, schon bei der Besichtigung alles zu verlangen: Ausweis, Gehaltsnachweise, Schufa, Kontoauszüge, Arbeitsvertrag, am besten sofort als Scan. Das wirkt effizient, ist aber in der Praxis oft das Gegenteil. Du erhältst Daten, die Du noch gar nicht bewerten kannst, Du zwingst Interessenten in unnötige Nachfragen, und Du lädst Dir Pflichten auf, die viele private Vermieter unterschätzen: sichere Aufbewahrung, Zweckbindung, Löschung, Auskunftsrechte.

Der datenschutzrechtliche Kern ist einfach: Du darfst nur solche Daten erheben, die Du für den konkreten Schritt im Prozess brauchst. Je weiter Du in Richtung Vertragsabschluss gehst, desto mehr ist zulässig, weil der Zweck konkreter wird. Genau diese Staffelung wird in einer Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz beschrieben, die den Vermietungsprozess in Zeitpunkte einteilt und daran die zulässigen Fragen und Unterlagen ausrichtet.

Übersetzt in Vermieteralltag heißt das: Du willst am Anfang nur wissen, wer kommt und wie Du die Person erreichst. Erst wenn jemand ernsthaft mieten will, fragst Du nach Haushaltsdaten und Kerninfos zur Zahlungsfähigkeit. Und erst wenn Du Dich praktisch entschieden hast, verlangst Du die sensibleren Nachweise, die Du für die Absicherung brauchst.

Die drei Phasen der Datenerhebung

Für private Vermieter ist diese Einteilung besonders hilfreich, weil sie den Alltag vereinfacht. Du kannst für jede Phase eine feste Unterlagenliste definieren und musst nicht jedes Mal neu improvisieren.

Phase 1: Besichtigungstermin

In dieser Phase geht es in der Regel nur um Organisation und Identifikation. Wichtig: Wirtschaftliche Unterlagen sind hier meist nicht erforderlich. Zulässig sind vor allem Name, Vorname, Anschrift, plus ein Kontaktweg. Die Datenschutzkonferenz betont außerdem: Ausweis zeigen lassen ist möglich, eine Kopie ist in dieser Phase nicht erforderlich und damit unzulässig.

Phase 2: Vorvertragliche Phase nach Mietwunsch

Jetzt wird es konkret: Der Interessent erklärt, dass er genau diese Wohnung mieten möchte. Ab hier darfst Du Fragen stellen, die objektiv mit dem Mietverhältnis zusammenhängen, zum Beispiel Haushaltsgröße, Einzugstermin, grundlegende Angaben zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit. Entscheidend ist, dass die Fragen erforderlich sind, nicht bequem.

Phase 3: Entscheidung für eine Erstplatzierung

Du hast Dich im Grunde entschieden, willst aber vor der Unterschrift die letzte Absicherung. In dieser Phase sind Nachweise zulässig, die Du brauchst, um das Mietverhältnis verantwortbar einzugehen: Einkommensnachweise, spezifischer Bonitätsnachweis für Wohnzwecke und gegebenenfalls Bürgschaft oder zusätzliche Sicherheiten, wenn sie sachlich begründet sind.

Welche Unterlagen Du wirklich brauchst

Die wichtigste Frage ist nicht, welche Unterlagen theoretisch existieren. Die wichtigste Frage ist: Welche Unterlagen liefern Dir in kurzer Zeit verlässliche Signale, ohne unnötige Daten zu sammeln.

Unterlagen und Angaben in Phase 1: Besichtigung

• Kontaktdaten: Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer oder E Mail Adresse.
• Identitätscheck light: Ausweis vorzeigen lassen, wenn Du allein besichtigst oder es sonst sinnvoll ist. Dokumentiere nur, dass Du geprüft hast, nicht die Ausweisnummer.
• Bei Sozialwohnungen: Wohnberechtigungsschein nur soweit erforderlich, je nach Objekt und Förderbindung.

Praxis Tipp: Wenn Du viele Besichtigungen hast, nutze für Phase 1 ein kurzes Formular, das wirklich nur Kontakt und Termin betrifft. Alles Weitere kommt später. Das reduziert auch die Hemmschwelle für gute Interessenten, die nicht in der ersten Minute ihre gesamte Lebenslage offenlegen möchten.

Unterlagen und Angaben in Phase 2: Mietwunsch

• Mieterselbstauskunft: strukturiert, mit klarer Zweckbindung.
• Haushalt: Anzahl der einziehenden Personen, optional Altersspannen bei Kindern, nicht aber Details, die nichts mit der Nutzung der Wohnung zu tun haben.
• Einzugstermin: realistisch, abgestimmt auf Deine Verfügbarkeit.
• Beschäftigung und Einkommen als Eckdaten: Art der Beschäftigung, ungefähres monatliches Nettoeinkommen, ohne unnötige Details.
• Haustiere: nur soweit für das Objekt relevant.

Praxis Tipp: Bitte schon in Phase 2 um eine kurze Erklärung, wie die Miete bezahlt wird: eigenes Einkommen, zwei Einkommen, Rente, Selbstständigkeit, Bürgschaft. Das ist oft aussagekräftiger als zehn Dokumente, die Du später mühsam sortieren musst.

Unterlagen und Nachweise in Phase 3: Erstplatzierung vor Vertrag

In dieser Phase entsteht der größte Mehrwert durch wenige, aber belastbare Nachweise.

• Einkommensnachweise: typischerweise aktuelle Gehaltsnachweise oder bei Selbstständigen passende Alternativen wie Steuerbescheid oder betriebswirtschaftliche Auswertung, soweit erforderlich.
• Bonitätsnachweis für Wohnzwecke: ein Dokument, das nur die für die Bonitätsbewertung im Mietkontext nötigen Angaben enthält. Die Datenschutzkonferenz warnt ausdrücklich davor, umfangreiche Auskünfte zu verlangen, die über den Zweck hinausgehen.
• Mietzahlungsnachweis als Alternative: Wenn Du ein Signal zur bisherigen Zahlungszuverlässigkeit willst, ist ein Nachweis über Mietzahlungen oft besser als eine Bescheinigung, die der frühere Vermieter gar nicht ausstellen muss.
• Bürgschaft: wenn erforderlich, als klare Zusatzsicherheit, nicht als Standard reflex.

Wichtig: Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung klingt nach dem perfekten Dokument. Sie ist aber rechtlich in der Praxis brüchig: Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass ehemalige Vermieter nicht verpflichtet sind, eine solche Bescheinigung auszustellen. Du kannst sie also nicht als Muss verlangen, weil viele seriöse Interessenten sie schlicht nicht bekommen.

Welche Unterlagen Du nicht brauchst

Die folgende Liste ist für viele private Vermieter der größte Augenöffner. Denn hier geht es nicht um theoretische Verbote, sondern um typische Routineforderungen, die Dir wenig bringen und viel Risiko erzeugen.

Ausweiskopie

Ausweis zeigen lassen kann sinnvoll sein. Eine Kopie ist in der frühen Phase nicht erforderlich und gilt in der Orientierungshilfe als unzulässig. Wenn Du später beim Vertragsschluss eine Kopie erwägst, gilt erst recht: Datenminimierung. Meist reicht ein Sichtcheck und ein Vermerk, dass Du geprüft hast.

Vollständige Kontoauszüge

Kontoauszüge enthalten regelmäßig sensible Informationen, die mit der Zahlungsfähigkeit im Mietkontext wenig zu tun haben. Wenn ein Mietzahlungsnachweis sinnvoll ist, dann als gezielt geschwärzte Zahlungsliste oder ein Nachweis, der nur die Mietzahlungen zeigt.

Umfassende Auskunftei Selbstauskunft nach Auskunftsrecht

Manche Interessenten können bei Auskunfteien sehr umfangreiche Selbstauskünfte anfordern, die weit über das hinausgehen, was Du für eine Mietentscheidung brauchst. Genau davor wird gewarnt. Verlange stattdessen einen spezifischen Bonitätsnachweis, der für den Mietzweck gedacht ist.

Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Herkunft, Familienplanung

Solche Informationen sind nicht nur datenschutzrechtlich heikel, sie sind auch im Zivilrechtsverkehr über das Gleichbehandlungsrecht ein Minenfeld. Für die Mietentscheidung sind sie objektiv nicht erforderlich. Seriöse Auswahl funktioniert ohne diese Fragen.

Arbeitsvertrag in Gänze

Wenn Du Sicherheit zum Einkommen brauchst, liefern Gehaltsnachweise meist genug. Ein kompletter Arbeitsvertrag enthält oft mehr, als Du brauchst. Wenn überhaupt, dann nur relevante Auszüge, und nur in Phase 3.

Schneller vergleichen: so machst Du Unterlagen messbar

Viele private Vermieter haben nicht zu wenig Informationen, sondern zu viele, ohne Struktur. Der Trick ist, Unterlagen in ein einheitliches Vergleichsraster zu übersetzen. Das macht Dich schneller, fairer und nachvollziehbarer.

Vergleichstabelle: Unterlagen, Zweck, Zeitpunkt, Hinweis

Ein einfaches Scoring, das Du erklären kannst

Du brauchst kein kompliziertes Punktesystem. Aber Du brauchst Konsistenz. Ein Beispiel, das viele private Vermieter nutzen, funktioniert so:

1. Tragfähigkeit: Passt die Miete zum Einkommen als Faustregel, ohne Dich in Details zu verlieren.
2. Stabilität: Wie planbar wirkt die Situation, zum Beispiel unbefristete Beschäftigung oder nachvollziehbare Selbstständigkeit.
3. Plausibilität: Sind Angaben in Selbstauskunft und Nachweisen stimmig.
4. Kommunikation: Reagiert die Person zuverlässig, vollständig und respektvoll.

Praxis Tipp: Dokumentiere Deine Kriterien als kurze Liste für Dich selbst. Das hilft Dir, in Stressphasen fair zu bleiben und nicht beim zehnten Besichtigungstermin die Maßstäbe unbewusst zu verschieben.

Ein bewährter Ablauf für private Vermieter

Hier ist ein Ablauf, der in der Praxis funktioniert, weil er die Dokumentenflut bremst und gleichzeitig Sicherheit erhöht.

Schritt 1: Anzeige und Vorfilter

• Bitte um eine kurze Nachricht mit Haushaltsgröße, Einzugstermin und Kontakt.
• Fordere noch keine Nachweise an.

Schritt 2: Besichtigung mit Minimaldaten

• Erfasse nur die Kontaktdaten für die Terminabwicklung.
• Wenn nötig, Ausweis nur zeigen lassen, keine Kopie.

Schritt 3: Shortlist und Selbstauskunft

• Gib nur einer überschaubaren Zahl an Interessenten die Selbstauskunft.
• Kommuniziere klar, wofür Du die Daten nutzt und wie lange Du sie speicherst.

Schritt 4: Erstplatzierung und Nachweise

• Fordere Einkommensnachweise und einen passenden Bonitätsnachweis an.
• Verlange keine Dokumente, die über den Mietzweck hinausgehen.

Schritt 5: Entscheidung und Aufräumen

• Lehne zeitnah ab und lösche Daten der nicht ausgewählten Interessenten nach einem klaren Löschplan.
• Bewahre nur das auf, was Du für Vertrag und spätere Ansprüche brauchst.

Wie die Housy Bewerbermappe Dir Arbeit abnimmt

Private Vermieter scheitern selten am fehlenden Willen. Sie scheitern an Zeit. Und an der Tatsache, dass Unterlagen in zehn verschiedenen Formaten kommen, mit zehn verschiedenen Dateinamen, und dass Rückfragen den Prozess verlängern.

Hier setzt Bewerbermappe in der Praxis an: Du bekommst vollständige Unterlagen strukturierter, kannst schneller vergleichen, hast weniger Nachfragen und reduzierst Dein Risiko, weil Du nicht mit wild verteilten Daten arbeitest, sondern mit einer geordneten Mappe.

Wenn Du intern weiter vertiefen willst, helfen diese Beiträge:

• Checkliste und Tipps zur Wohnungsbewerbung
• Mieterselbstauskunft kostenlos
• Bonitätsnachweis und Bonitätsauskunft für die Wohnung

FAQ zur Mieterauswahl und Unterlagen

Muss Ich immer eine Schufa verlangen

Nein. Ein Bonitätsnachweis kann sinnvoll sein, aber er ist nur ein Baustein. Entscheidend ist, dass Du einen Nachweis nutzt, der für den Mietzweck gedacht ist und nicht unnötig viele Daten enthält.

Darf Ich bei der Besichtigung nach Gehalt fragen

In der frühen Besichtigungsphase ist das meist nicht erforderlich. Besser ist es, erst nach einem konkreten Mietwunsch in eine strukturierte Abfrage zu gehen.

Was mache Ich, wenn Interessenten nichts herausgeben wollen

Transparenz hilft. Erkläre, warum Du bestimmte Nachweise erst bei Erstplatzierung brauchst und wie lange Du sie speicherst. Viele seriöse Interessenten geben lieber gezielt und später Daten heraus als sofort und pauschal.

Wie ersetze Ich die Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

Nutze Alternativen: gezielter Mietzahlungsnachweis, Plausibilitätscheck über Selbstauskunft, und bei Bedarf eine Bürgschaft. Eine Bescheinigung ist kein Muss, zumal sie oft schlicht nicht erhältlich ist.

Quellen und weiterführende Links

• Datenschutzkonferenz: Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressentinnen, 24 Januar 2024
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz, § 21 Ansprüche
• BGH: Kein Anspruch auf Mietschuldenfreiheitsbescheinigung